Het spiegelbeeld van ‘The Beauty and the Nerd’; digitaal procederen, de secretaresse en de blinde vlek in de dienstverlening

In het dagelijkse leven verwachten we niet snel, dat een “Beauty” en een “Nerd” samen een koppel vormen. Meestal ziet de Beauty de Nerd niet staan. Het televisieprogramma “The Beauty en the Nerd” heeft ons geleerd, dat het soms toch nog wel wat kan worden tussen die twee. Ze hebben alleen een duwtje in de goede richting nodig.

Iets soortgelijks, maar dan in spiegelbeeld, doet zich voor bij de modernisering van de rechtspraak. Dit keer ziet de Nerd de Beauty niet staan. Misschien komt het toch nog goed. Verderop in dit verhaal vertel ik hoe.

Vanaf 1 februari 2017 mogen de advocaten bij de rechtbank Gelderland de spits afbijten met het nieuwe digitale procesrecht. In civiele handelszaken verdwijnen de papieren proces-stukken. In de nieuwe opzet gaan de advocaten naar een website van de rechtspraak. De eisende advocaat vult daar de gegevens van de partijen en de gronden van de vordering in. De advocaat van de gedaagde uploadt het verweer. Alles digitaal, in PDF. Correspondentie gaat via berichten en mails. Naar de zitting nemen de raadslieden geen papieren procesdossiers meer mee, maar een tablet of laptop.

Dit project staat bekend als KEI, ofwel Kwaliteit En Innovatie van de rechtspraak. Binnen de gerechten is men al lang bezig om zich op dit nieuwe werken voor te bereiden. Sinds enige tijd houden de Rechtspraak en de Orde van Advocaten  voorlichtingsbijeenkomsten om de advocatuur op de hoogte te brengen.

Hoewel, informatie voor de advocatuur? Er werden bijeenkomsten georganiseerd voor de advocaten. De dag daarna stelden de secretaresses op kantoor allerlei vragen over KEI. In dit verhaal is de secretaresse the Beauty. De onmisbare pijler waar elke advocatenpraktijk op draait. Wij realiseerden ons: ook in de digitale wereld zal de secretaresse degene zijn, die veel van het werk uitvoert. Waarom werden er geen voorlichtingsbijeenkomsten gehouden voor secretaresses? Het leek een soort blinde vlek, alsof de Beauty buiten beeld was gebleven.

Aan de Orde en de Rechtspraak hebben wij gevraagd of er ook een voorlichtingsbijeenkomst kan komen voor de secretaresses. Het antwoord was, dat dit een zeer terecht punt was. Binnenkort horen wij hierover meer. Misschien wordt het dan nog wat, met de Beauty en het digitaal procederen.

Het was ─ in ieder geval in Arnhem ─ de eerste keer, dat deze vraag werd gesteld. In de wandelgangen werd wel opgevangen, dat de mensen die het KEI-systeem voor de overheid hebben gebouwd, (vooral) gefascineerd waren door de techniek. Dat is kennelijk het hele project zo gebleven. Enter the Nerd.

Techniek is mooi, maar het zijn toch de gebruikers die er mee moeten werken. Wordt er bij zo’n project niet standaard naar gekeken, wie de toekomstige gebruikers zijn? Hoe kan de Nerd de Beauty dan toch over het hoofd zien?

Ondertussen is het achteraf altijd makkelijk praten. Fouten van een ander zien we nu eenmaal eerder dan fouten van onszelf.

Voor een dienstverlener is het heel goed om af en toe zelf klant te zijn. Word je goed geholpen als klant? En voelt het ook zo? Zowel positieve als negatieve ervaringen kunnen een goede kapstok zijn om stil te staan bij de vraag: hoe zit dat bij de cliënten van ons kantoor?

Degenen die ons dat het beste kunnen vertellen, zijn onze (potentiële en bestaande) cliënten. Als u opmerkingen heeft over onze dienstverlening, of als daar ergens een blinde vlek in zit, horen we dat graag. Het gaat er tenslotte om dat we úw belangen behartigen. Ook in de cliënt-advocaat relatie geldt, dat: “Beauty is in the eye of the beholder”.