Wanneer moet de jaarrekening over boekjaar 2021 uiterlijk worden gedeponeerd?
De meeste ondernemingen hebben een boekjaar dat gelijk loopt met een kalenderjaar. Meestal wordt er door de ondernemer van uitgegaan dat de jaarrekening in die gevallen uiterlijk op 31 december 2022 moet worden gedeponeerd. Hoewel deze aanname in veel gevallen juist is, zitten er wel wat haken en ogen aan. Omdat het einde van het jaar langzaam dichterbij komt, zet ik het een en ander voor u hieronder op een rij.
Opmaken van de jaarrekening over boekjaar 2021
Er zijn in het jaarrekeningenrecht drie termen met name van belang: het opmaken, vaststellen en openbaar maken van de jaarrekening. Het wettelijke uitgangspunt is dat een jaarrekening wordt opgesteld door het bestuur van de vennootschap, om vervolgens te worden vastgesteld door de Algemene Vergadering, om tot slot door (het bestuur van) de vennootschap openbaar te worden gemaakt (deponeren).
Het bestuur van een vennootschap dient binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken. Deze termijn kan door de Algemene Vergadering eenmalig met ten hoogste 5 maanden worden verlengd op grond van bijzondere omstandigheden. Op grond van vaste rechtspraak geldt dat het – voor de beantwoording van de vraag of tijdig aan de publicatieverplichting is voldaan – in beginsel niet van belang is of de termijn voor het opmaken van de jaarrekening op formeel de juiste wijze is verlengd. Crediteuren moeten er rekening mee houden dat de Algemene Vergadering heeft besloten tot verlenging van de termijn. De termijn voor verlenging is in beginsel slechts van belang voor de taakverdeling binnen de vennootschap.
Vaststellen en openbaar maken
Nadat de jaarrekening is opgemaakt, dient de Algemene Vergadering de jaarrekening vast te stellen. Formeel bevat de wet geen termijn voor het vaststellen van de jaarrekening. De wet bepaalt echter wel dat de jaarrekening – ook als deze nog niet is vastgesteld – hoe dan ook openbaar gemaakt dient te worden binnen 2 maanden na afloop van de voor het opmaken voorgeschreven termijn (welke maximaal 10 maanden is). Voor het geval dat de statutaire bestuurders tevens de aandeelhouders zijn, bepaalt de wet dat onder omstandigheden het opmaken van de jaarrekening tevens geldt als de vaststelling daarvan. De jaarrekening dient kortom hoe dan ook binnen 12 maanden na het aflopen van het boekjaar openbaar te zijn gemaakt. Een jaarrekening wordt openbaar gemaakt door deponering in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
De statuten van een vennootschap kunnen bepalingen bevatten waarin wordt afgeweken van enkele van de hierboven genoemde regels. Controleer daarom altijd ook de statuten, indien u de termijnen wilt achterhalen die gelden voor uw vennootschap.
Wat zijn de gevolgen als de jaarrekening te laat wordt gedeponeerd?
Het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening is een economisch delict en kan als overtreding worden bestraft. Daarnaast kan het niet (tijdig) deponeren van een jaarrekening gevolgen hebben voor de contracten die de vennootschap heeft gesloten met derden, zoals banken en verzekeraars.
Tot slot kan het niet (tijdig) openbaar maken van de jaarrekening in geval van faillissement leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.
Tot slot
Het is kortom van belang dat u de jaarrekening van uw vennootschap tijdig deponeert. Voor veel vennootschappen zal gelden dat de jaarrekening uiterlijk op 31 december moet worden gedeponeerd. Controleer goed welke termijnen gelden voor uw vennootschap. Heeft u vragen over jaarrekeningen of de termijnen of heeft uw vennootschap in het verleden geen jaarrekeningen gedeponeerd, neemt u dan gerust contact met ons op.
In het bovenstaande is uitgegaan van de besloten vennootschap. Voor andere rechtsvormen kunnen andere regels gelden.